在现代社会工作中,抄送单位已经成为一项非常重要的工作成果,因为这个小小的选项,能够让相关部门知道同样的内容,在不同的岗位上都得以知晓,提高了工作效率,但一些人却不懂得正确使用抄送单位,误导他人,使得接收方出现误读甚至错漏信息,必须要注意。
首先,抄送单位必须和主送单位在同一个层级,也就是在收件人那里加上选项后,应当注意到自己的名字和某个被抄送人的名字在同一行,这样才能表示这个部门会收到这个邮件,不过在抄送时尽量少用,过度抄送会导致大量的信息传达到无关部门,浪费时间和精力。
其次,不要在主送人这一栏同时添加抄送单位,因为这样会给接收者造成困扰,造成混乱,很难分辨谁是真正需要回复和处理的人。
最后,我们应该注意到,在抄送单位那里,我们可以把所有部门都抄送上,提高通知效率,但是我们不要把所有的相关人员都抄送上,因为这会给接收方造成审阅困难,如果发件人需要得到相关部门的反馈和回复,可以适当地在邮件中添加提醒,但是不要一味的乱抄送。